Privacy Policy

1. Inleiding

ZK Legal hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy policy leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij handelen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Welke gegevens verzamelen wij?

ZK Legal verzamelt de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en organisatienaam.
• Communicatiegegevens: inhoud van berichten via het contactformulier of de chatfunctie op de website.
• Opdrachtgegevens: informatie die u verstrekt in het kader van de uitvoering van een opdracht, waaronder juridische en bedrijfsmatige informatie.
• Technische gegevens: IP-adres en browsertype (uitsluitend voor beveiliging en technisch beheer van de website).

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): voor de uitvoering van opdrachten en dienstverlening.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor het beantwoorden van uw vragen en het onderhouden van contact.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): voor het voldoen aan fiscale en wettelijke bewaarplichten.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor het verwerken van gegevens via de chatfunctie op de website.

4. Bewaartermijnen

ZK Legal bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld:

• Contactformuliergegevens: maximaal 1 jaar na laatste contact.
• Opdrachtgegevens: 7 jaar na afronding van de opdracht (fiscale bewaarplicht).
• Chatgesprekken: maximaal 6 maanden.

5. Delen met derden

ZK Legal deelt uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij:

• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht (bijv. ingeschakelde specialisten);
• wij hiertoe wettelijk verplicht zijn;
• u hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Met derden die namens ons gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

6. Gebruik van AI-technologie

ZK Legal maakt gebruik van AI-technologie (kunstmatige intelligentie) op haar website en in haar dienstverlening. Wij informeren u hierover conform artikel 50 van de EU AI Act en de AVG.

Chatassistent Adam

Op de website van ZK Legal is een AI-chatassistent actief genaamd Adam. Adam is een geautomatiseerd systeem — geen menselijke medewerker. Bezoekers worden hierover geïnformeerd bij aanvang van ieder gesprek.

Via de chatassistent kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• De inhoud van uw chatberichten
• Contactgegevens die u vrijwillig verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer)

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om uw vraag te beantwoorden en om contact met u op te nemen indien u dat verzoekt.

Verwerking via Anthropic

De AI-chatfunctionaliteit wordt aangeboden via de API van Anthropic, PBC (gevestigd in de Verenigde Staten). Berichten die u verstuurt via de chatassistent worden verwerkt door de servers van Anthropic. Anthropic is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, wat de doorgifte van persoonsgegevens naar de VS op een rechtmatige grondslag plaatst.

ZK Legal verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens via de chatassistent. Wij adviseren u geen gevoelige persoonlijke informatie te delen in de chat.

Voor meer informatie over de gegevensverwerking door Anthropic verwijzen wij naar het privacybeleid van Anthropic: anthropic.com/privacy.

Rechtsgrond

De verwerking van gegevens via de chatassistent vindt plaats op basis van uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), welke u geeft door de chatassistent te gebruiken na kennisname van deze privacyverklaring.

7. Beveiligd documentportaal

ZK Legal biedt een beveiligd uploadportaal aan via zklegal.nl/upload waarmee cliënten documenten kunnen aanleveren voor juridische verwerking.

Hoe het portaal werkt

Bij het uploaden van een document via het portaal worden de volgende stappen doorlopen:

• Het document wordt ontvangen via een beveiligde HTTPS-verbinding
• Persoonsgegevens in het document worden automatisch gedetecteerd en vervangen door neutrale codes (pseudonimisatie), voordat ZK Legal het document verwerkt
• Het originele document wordt direct na pseudonimisatie van de server verwijderd en niet bewaard
• De cliënt ontvangt een persoonlijke sleutel waarmee het document later kan worden teruggedraaid naar de originele gegevens

Pseudonimisatie via Microsoft Azure

De automatische detectie van persoonsgegevens vindt plaats via de Azure AI Language-service van Microsoft (PII Entity Recognition). Deze verwerking vindt plaats op servers in West-Europa en voldoet aan de AVG. Microsoft is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.

De pseudonimisatiestap verwerkt persoonsgegevens uit het geüploade document. Na verwerking worden deze gegevens niet bewaard door Microsoft.

Sleutelbeheer

De legenda (het overzicht van welke code welke persoon vertegenwoordigt) wordt versleuteld opgeslagen op de server van ZK Legal. De versleuteling is zodanig ingericht dat ZK Legal de legenda niet kan inzien zonder expliciete toestemming van de cliënt. De cliënt ontvangt de persoonlijke sleutel uitsluitend per e-mail op het door hem of haar opgegeven e-mailadres.

Toegang verlenen

De cliënt kan via een knop in de ontvangen e-mail ZK Legal tijdelijk (24 uur) toegang verlenen tot de originele persoonsgegevens. Na 24 uur vervalt deze toegang automatisch. ZK Legal zal de originele gegevens uitsluitend gebruiken voor het verlenen van het gevraagde juridische advies.

Rechtsgrond

De verwerking van persoonsgegevens via het uploadportaal vindt plaats op basis van toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) en ter uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Bewaartermijn

Geüploade documenten worden niet bewaard. Dossiernummers en versleutelde legenda's worden bewaard zolang de opdracht loopt en maximaal 1 jaar daarna, waarna ze worden verwijderd.

8. Beveiliging

ZK Legal neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of misbruik. De website maakt gebruik van een beveiligde HTTPS-verbinding.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen.
• Beperking: u kunt de verwerking laten beperken.
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een gestructureerde vorm opvragen.

Verzoeken kunt u indienen via info@zklegal.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

Indien u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Wijzigingen

ZK Legal behoudt het recht deze privacy policy te wijzigen. Wij adviseren u deze pagina regelmatig te raadplegen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.